Wie INVOICES funktioniert
Das Scan Modul steuert den Scanner beim Einlesen der Rechnungen in den Computer. Zusätzlich enthält das Modul hochentwickelte integrierte Funktionen zur Bildverbesserung. Dies ist häufig bei Rechnungen notwendig, die unterschiedliche farbige Muster aufweisen.
INVOICES identifiziert unterschiedliche Lieferanten anhand von Rechnungs-Merkmalen und eines Schlüsselbegriffs, z.B. der "Kundennummer". Mittels eines autodidakten Interpreters und hochentwickelten Routinen und Technologien, die auf topologischen Informationen aufgebaut sind, werden neue unbekannte Rechnungen speziell und automatisch analysiert. Für die relevanten Daten einer Rechnung werden Felder definiert und Richtlinien zur Prüfung und Weiterverarbeitung festgelegt. Damit erhält das System die Funktion, um ein interpretiertes Resultat zu kontrollieren und zu validieren und somit die Rechnungen in geprüfter Qualität zu erfassen.
INVOICES enthält ein Modul für schnelle und sichere Nachbearbeitung der erfassten Daten. Die Prüfung auf Gültigkeit wird mit internen Werten und Tabellen durchgeführt, aber auch online gegen Finanzsysteme abgeglichen. Die Funktionsvielfalt der Verifikation erlaubt, die Arbeit effizient und korrekt zu erledigen, z.B. durch die Funktionen "schnelles Verifizieren" und "Massenverifizieren".
Dieses Modul transferiert die korrekten Rechnungsdaten in ein Zielsystem. Das kann ein Finanz-, Workflow- oder Archivsystem sein. Die Informationen werden je nach Methode in eine Datei geschrieben oder direkt übertragen.
Integration in andere Systeme ist eine Notwendigkeit zur kompletten Verarbeitung von Rechnungen. Das System kann Informationen aus dem Finanzsystem übernehmen und auch dort hin übergeben. Dieses kann sowohl für jede Rechnungsposition oder für die gesamte abgeschlossen Rechnung erfolgen. INVOICES generiert auch Informationen für die weitere Handhabung der Rechnung, z.B. durch DM- oder Archivsysteme.